La dématérialisation des déclarations est devenue une réalité incontournable dans le monde professionnel et administratif. Elle offre de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour les administrations, tout en soulevant certaines questions juridiques et pratiques. Cet article vise à vous informer sur cette évolution majeure et à vous apporter des conseils d’expert pour vous accompagner dans cette transition.
Le contexte législatif de la déclaration dématérialisée
Depuis plusieurs années, le législateur a progressivement imposé la dématérialisation des échanges entre les entreprises et les administrations. Cette démarche s’inscrit dans une volonté de simplification administrative, d’économie de ressources et de protection de l’environnement, en réduisant notamment l’utilisation du papier.
Cette évolution s’est accélérée avec la mise en place du prélèvement à la source en 2019 et l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs déclarations sociales nominatives (DSN) par voie électronique depuis janvier 2020. Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2022, toutes les factures émises à destination des entités publiques doivent être transmises sous format électronique via le portail Chorus Pro.
Les avantages de la déclaration dématérialisée
Du point de vue des entreprises, la déclaration dématérialisée présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet de gagner du temps et d’optimiser les processus internes en limitant les erreurs de saisie et les risques de perte ou de retard dans l’acheminement des documents.
Ensuite, la dématérialisation facilite l’archivage et le suivi des données, ce qui peut s’avérer particulièrement utile en cas de contrôle ou pour répondre aux obligations légales en matière de conservation des documents.
Enfin, elle contribue à une meilleure sécurité des échanges, notamment grâce à l’utilisation de systèmes d’authentification et de cryptage des données.
Les défis et les précautions à prendre
Néanmoins, la déclaration dématérialisée soulève également des questions et impose certaines précautions. Parmi les principaux défis figurent la protection des données personnelles et la conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il est donc essentiel que les entreprises veillent à mettre en place des procédures et des outils adaptés pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations transmises.
D’autre part, il convient d’être vigilant quant aux obligations légales en matière d’archivage électronique. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes d’archivage répondent aux exigences en termes de durée de conservation, d’intégrité et d’accessibilité des documents.
Enfin, il est important de former et d’accompagner les collaborateurs dans cette transition vers la dématérialisation, afin de favoriser l’appropriation des nouveaux outils et processus.
Les conseils à retenir
Pour aborder sereinement la déclaration dématérialisée, voici quelques conseils :
- Se renseigner sur les obligations légales en matière de dématérialisation et d’archivage électronique
- Évaluer les besoins et les ressources internes pour mettre en place une solution adaptée
- S’assurer de la conformité au RGPD et veiller à la sécurité des données
- Former et accompagner les collaborateurs dans cette transition
La déclaration dématérialisée constitue un véritable enjeu pour les entreprises et les administrations, qui doivent relever les défis liés à la protection des données, à l’archivage électronique et à l’adaptation des processus internes. En suivant ces conseils et en adoptant une démarche proactive, vous pourrez tirer pleinement parti des avantages offerts par la déclaration dématérialisée.
