Les obligations de confidentialité de l’employeur concernant l’extrait de casier judiciaire

Dans le cadre d’une embauche ou de la gestion des ressources humaines, l’extrait de casier judiciaire est un document parfois demandé aux candidats ou employés. Toutefois, il convient de rappeler que les employeurs doivent respecter certaines obligations en matière de confidentialité et de protection des données personnelles concernant ce document. Cet article vous propose un tour d’horizon des principales règles à suivre par les employeurs en la matière.

Qu’est-ce qu’un extrait de casier judiciaire et pourquoi est-il demandé ?

L’extrait de casier judiciaire, également appelé bulletin n°3, est un document officiel délivré par l’administration qui recense les condamnations pénales d’une personne. Il est généralement demandé pour vérifier que le candidat ou l’employé ne présente pas d’antécédents judiciaires incompatibles avec les fonctions qu’il doit exercer. Par exemple, dans certains secteurs sensibles tels que la sécurité, la finance ou encore auprès des mineurs, il peut être nécessaire pour un employeur d’exiger une absence totale de condamnations pénales.

Qui peut demander et consulter un extrait de casier judiciaire ?

Selon la législation française, seules certaines personnes et autorités sont habilitées à demander et consulter un extrait de casier judiciaire. Les employeurs ne peuvent pas directement solliciter ce document auprès de l’administration, mais ils peuvent en revanche demander au candidat ou à l’employé de le fournir. C’est donc à la personne concernée de faire la démarche auprès du Service central du casier judiciaire, situé à Nantes, pour obtenir son bulletin n°3.

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Toutefois, certaines professions et activités nécessitent une vérification systématique du casier judiciaire par les autorités compétentes, comme par exemple les métiers de la sécurité privée ou les fonctions publiques. Dans ces cas-là, c’est l’autorité administrative qui effectue la demande d’extrait.

Les obligations de confidentialité pour l’employeur

Une fois en possession de l’extrait de casier judiciaire d’un employé ou d’un candidat, l’employeur doit respecter des règles strictes en matière de confidentialité et de protection des données personnelles. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose notamment aux employeurs :

  • De limiter l’accès au document aux personnes ayant besoin d’en connaître le contenu pour exercer leurs fonctions;
  • De prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données;
  • D’informer la personne concernée sur les finalités du traitement et ses droits en matière de protection des données personnelles.

L’employeur doit également veiller à ce que le document ne soit pas conservé au-delà de la durée nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles il a été collecté. En pratique, cela signifie que l’extrait de casier judiciaire doit être détruit une fois la décision d’embauche prise ou lorsque l’employeur n’a plus besoin de s’assurer de l’absence d’incompatibilité entre les fonctions exercées et les éventuelles condamnations pénales.

Sanctions en cas de manquement aux obligations de confidentialité

Les employeurs qui ne respectent pas leurs obligations de confidentialité concernant l’extrait de casier judiciaire encourent des sanctions. En effet, le non-respect du RGPD peut donner lieu à des sanctions administratives, notamment des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. De plus, en cas d’atteinte aux droits et libertés fondamentaux des personnes concernées, ces dernières peuvent également engager la responsabilité civile de l’employeur et réclamer des dommages et intérêts.

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En conclusion, les employeurs doivent être particulièrement vigilants quant au respect des règles en matière de confidentialité et de protection des données personnelles lorsqu’ils sont amenés à consulter un extrait de casier judiciaire. Il est essentiel d’informer les personnes concernées sur leurs droits et les finalités du traitement, ainsi que de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.